O soluție cuprinzătoare pentru depozitul de comerț electronic al Global Freaks

O gamă largă de figurine de colecție

Global Freaks a început să facă afaceri în 2017, când a început să comercializeze figurine Dragon Ball importate. Încetul cu încetul, a crescut, extinzându-și catalogul de produse cu scopul de a oferi o gamă din ce în ce mai extinsă și mai variată de figurine de acțiune.

În zilele noastre, mai mult decât un magazin online pentru figurine de acțiune de colecție, Global Freaks a devenit un punct de întâlnire pentru fanii serialelor manga și anime (animație japoneză) precum One Piece, Naruto, Doraemon, Sailor Moon și Dr. Slump. Extinderea numărului de SKU-uri a dus la o creștere a vânzărilor și, prin urmare, a numărului de comenzi. De aceea, a fost de o importanță vitală pentru firmă să-și îmbunătățească sistemele logistice. Global Freaks a dorit să-și renoveze complet instalația din Igualada (la doar 50 km de Barcelona), dotând-o cu noi tehnologii care să obțină mult mai mult din toate operațiunile.

De la depozitul său de 2.000 m², compania își distribuie figurinele de acțiune către sute de clienți din întreaga lume (mai ales în Spania). În prezent, gestionează 6.000 de SKU-uri (un număr care crește odată cu lansarea de noi figurine de acțiune) care pot fi achiziționate de pe eBay, Amazon sau direct prin intermediul site-ului propriu al companiei (www.global-freaks.com) prin intermediul platformei de comerț electronic PrestaShop.

Managerul Global Freaks, Daniel Vizcarra, explică: „Anterior, ne ocupam de toată gestionarea manual, fără instrumente IT și știam pe de rost locația figurinelor. Cu toate acestea, când numărul de SKU-uri și comenzi a început să crească, am constatat că această metodă de lucru are lipsuri. Ne-am dat seama că trebuie să computerizăm instalația. Am vrut să o cartografiem pentru a-i reprezenta grafic aspectul și pentru a monitoriza locațiile și SKU-urile cu ușurință și precizie”.

Având în vedere acest lucru, compania a căutat sprijinul Mecalux. Vizcarra spune, „A fost singurul furnizor de sisteme de management al depozitelor care ne-a permis să ne integrăm cu piețele unde ne vindem produsele (eBay și Amazon), precum și cu platforma PrestaShop pentru a ne gestiona site-ul”.

Soluții logistice de comerț electronic

După ce a analizat nevoile și operațiunile Global Freaks, Mecalux a recomandat amenajarea depozitului cu rafturi pentru picking de 4 metri înălțime. Potrivit lui Daniel Vizcarra, „Am ales această soluție pentru că mi s-a părut combinația perfectă între rafturile casnice și rafturile industriale. Acest lucru se datorează faptului că înălțimea și adâncimea lor fac posibilă depozitarea tuturor figurilor de acțiune. Locațiile pot fi, de asemenea, adaptate la diferitele dimensiuni și caracteristici particulare ale produselor. În plus, accesul direct facilitează manipularea mărfurilor”.

Cu toate acestea, pentru a-și îmbunătăți lanțul de aprovizionare, compania avea cu adevărat nevoie de un sistem de management al depozitelor. Global Freaks a instalat Easy WMS, WMS-ul de la Mecalux, deoarece „poate asigura controlul și trasabilitatea complete ale produsului, de la sosirea mărfii în instalație și până la expedierea lor. Acesta a fost ceva ce nu aveam înainte”, subliniază Daniel Vizcarra.

De asemenea, Mecalux a implementat trei module care se adaugă la caracteristicile Easy WMS, permițând acestei afaceri de comerț electronic să expedieze toate figurinele comandate de clienți în cel mai scurt timp și fără a face greșeli:

• Integrarea piețelor și platformelor de comerț electronic. Acest modul lansat recent conectează Easy WMS cu piețele majore în care Global Freaks își vinde figurinele de acțiune (eBay și Amazon) și cu platforma de comerț electronic PrestaShop. Aplicația face posibilă sincronizarea stocului din depozit pe toate platformele în timp real și picking automat pentru a asigura livrări rapide.
• WMS pentru comerțul electronic. Acesta are sarcina de a reduce timpul de pregătire și de expediere a comenzilor. Pentru a face acest lucru, sortează figurinele din depozit într-un mod logic, ordonat, pentru a facilita munca operatorilor de picking. De asemenea, organizează pregătirea comenzilor în funcție de faptul că sunt unice sau multi-unități.
• Software de transport cu mai mulți transportatori. Această aplicație este concepută pentru a simplifica și eficientiza procesele de ambalare și etichetare a comenzilor în conformitate cu standardele menținute de agențiile de transport cu care lucrează Global Freaks (în principal Correos Express pentru expedieri în Spania și Portugalia).

Cu toate aceste soluții, „Am câștigat în flexibilitate și putem procesa de trei ori mai multe comenzi decât înainte. În această vară, în ciuda dificultăților aduse de pandemie, am doborât recordurile de vânzări. Acest lucru ne spune că, în viitor, numărul nostru de comenzi zilnice va continua să crească. Cu Easy WMS de la Mecalux, le vom putea pregăti și expedia în cel mai scurt timp posibil”, notează Daniel Vizcarra.

Cifrele vorbesc de la sine: în zilele excepționale cu volum de muncă mai mare, precum Black Friday, firma obișnuia să finalizeze un maximum de 90 de comenzi. În prezent, însă, se livrează până la 300 de comenzi (chiar mai multe, dacă este necesar).

Firma a cunoscut și o schimbare în tendință. Înainte, zilele de luni erau zilele cu cel mai mare volum de comenzi. Acum, majoritatea comenzilor ajung la mijlocul săptămânii. Easy WMS este un sistem care guvernează întregul depozit. Ca atare, este pregătit să organizeze și să optimizeze operațiunile, adaptându-se cu ușurință la schimbările cererii.

Easy WMS a acționat lanțul de aprovizionare al Global Freaks după cum urmează:

Integrare piețe și platforme de comerț electronic: magazine online legate la depozit

Utilizatorii pot cumpăra figurile de acțiune ale Global Freaks de pe Amazon, eBay sau direct de pe global-freaks.com prin PrestaShop. „Pentru a ne adapta operațiunile logistice la scenariul actual, Marketplaces & Ecommerce Platforms Integration (Integrare piețe și platforme de comerț electronic) de la Mecalux centralizează cele trei platforme într-un singur panou, oferindu-ne informații detaliate despre stocul disponibil și comenzile clienților”, spune Daniel Vizcarra.

Easy WMS comunică continuu cu aceste trei platforme (potențial mai multe în viitor) cu două obiective de bază:

• Coordonare. Stocul care apare pe site-urile Amazon, eBay și Global Freaks este actualizat automat pe măsură ce clienții plasează noi comenzi.
• Comunicare. Amazon, eBay și site-ul web Global Freaks pot informa clienții despre comenzile lor (stadiul expedierii și livrarea programată).

Easy WMS comunică direct cu cele trei platforme de comerț electronic fără a fi nevoie de un ERP. „Întregul nostru catalog se află pe pagina web Global Freaks; de acolo, îl distribuim pe eBay și Amazon prin Easy WMS”, indică managerul.

În plus, Integrarea piețelor și platformelor de comerț electronic ajută la îndeplinirea specificului și cerințelor Amazon, eBay și PrestaShop. De exemplu, în cazul Amazon, rata de eroare a comenzii trebuie să fie sub 1%, în timp ce întârzierile de livrare nu pot depăși 4%.

Integrarea este cheia pentru sistemele logistice ale Global Freaks. Amazon, eBay și PrestaShop notifică Easy WMS despre comenzile plasate de clienți și, simultan, WMS-ul actualizează inventarul în timp real. Pentru a face acest lucru, se bazează pe unitățile fizice prezente în depozit, fără a ține cont de comenzi (atât cele deja plătite, cât și cele plătite în rate). Acest inventar include și articole înainte de vânzare (achiziționate între șase luni și doi ani înainte de lansare).

Atunci când un client comandă o figurină de acțiune, Easy WMS asigură ca aceasta să fie pregătită imediat în depozit și expediată cât mai repede posibil. Simultan, Easy WMS anunță piața corespunzătoare că pregătirea acestei comenzi a început, pentru ca aceasta să poată, la rândul sau, să informeze clientul.

Modulul de integrare a piețelor și platformelor de comerț electronic conectează WMS-ul la Amazon, eBay și PrestaShop. Pe de o parte, inventarul de pe aceste platforme este actualizat regulat cu stocul disponibil în depozit. Pe de altă parte, Easy WMS știe ce comenzi au fost plasate și aranjează ca acestea să fie pregătite imediat.

WMS pentru comerț electronic: pregătirea comenzilor online

Managerul Global Freaks subliniază, “Suntem un magazin online, așa că aveam nevoie de un modul WMS pentru comerțul electronic pentru a ne consolida vânzările și expedierile cu gestionarea depozitului nostru”.

Acest modul se ocupă de pregătirea comenzilor online prin organizarea eficientă a zonei de primire marfă. Aici sosesc produsele de la furnizori (în primul rând asiatici), astfel încât Global Freaks să le poată comercializa.

Urmând instrucțiunile de la WMS pentru comerț electronic, operatorii scot cutiile de pe fiecare palet primit și le citesc codurile de bare folosind terminale de radiofrecvență. Apoi, WMS-ul le spune automat lucrătorilor unde să depoziteze paleții.

Easy WMS le atribuie o locație pe baza diferitelor criterii, inclusiv SKU și nivelul cererii. Daniel Vizcarra subliniază: „Folosim depozitare haotică, adică produsele nu sunt întotdeauna puse în același loc”.

În ciuda numelui paradoxal, sistemul de stocare haotic urmează o ordine foarte strictă, prin aceea că Easy WMS știe locația exactă a fiecărei figurine de acțiune în timp real.

Această strategie previne, de asemenea, supraîncărcarea anumitor zone și profită mai eficient de spațiul liber. „Când managementul era manual, am organizat totul pe serii (de exemplu, un culoar pentru Dragon Ball, altul pentru One Piece etc.). Acum, Easy WMS decide locația și, deși totul pare întâmplător, este de fapt bine organizat și mai bine folosit”, adaugă managerul.

Odată ce toate produsele au fost identificate și depozitate, începe pregătirea comenzii. Potrivit managerului Global Freaks, „Avem tendința de a pregăti același număr de comenzi cu o singură unitate și cu mai multe unități, deși în anumite perioade de vârf, cum ar fi Crăciunul, de obicei expediem mai multe colete cu o singură unitate achiziționate prin Amazon”.

Pentru a face acest lucru, operatorii se deplasează prin depozit urmând instrucțiunile de la Easy WMS. Acest sistem le spune în ce locații să meargă, ce articol să aleagă și în ce cantitate. „Înainte, dacă muncitorii puneau într-o comandă un produs greșit, nimeni nu știa până când acesta era livrat clientului. Acum, pe de altă parte, asta nu se întâmplă”, afirmă Daniel Vizcarra.

Comenzile cu mai multe unități sunt plasate în rafturi speciale cu casete (putwall-uri), unde sunt reunite diferitele SKU-uri care alcătuiesc o comandă. Odată ce acest lucru a fost finalizat, WMS-ul îi spune operatorului să scoată toate articolele din acea locație și să le aducă în zona de ambalare și expediere.

De asemenea, putwall-ul este folosit ca zonă de depozitare temporară. Anumite comenzi, fie că sunt unice sau multi-unități, sunt plasate acolo în așteptarea expedierii (acestea sunt cel mai adesea comenzi plătite în rate pentru care plata este restantă).

Între timp, în ceea ce privește comenzile unice, odată ce au fost scoase de pe rafturi, sunt aduse în zona de ambalare și expediere.

Modulul WMS pentru comerț electronic de la Easy WMS este vital pentru afacerea noastră de vânzări online. Acest sistem controlează inventarul și planifică pregătirea comenzilor pe baza produselor disponibile și a comenzilor în așteptare. Drept urmare, suntem mult mai rapizi și pregătim mai multe comenzi fără erori.

Software de expediere multicarrier: organizarea expedierii

Expedierea comenzii este ultima operațiune care are loc în depozitul Global Freaks. Ca atare, trebuie să fie organizată și planificată optim. Înainte de a încărca comenzile pe camionul de livrare, operatorii le ambalează și le etichetează și imprimă documentația necesară transportatorului.

Software-ul Multi Carrier Shipping este un modul special conceput pentru a gestiona automat toate aceste procese. Pentru început, trimite operatorilor instrucțiuni precise cu privire la modul de ambalare a figurinelor de acțiune (de exemplu, le spune dacă să le plaseze într-unul sau mai multe pachete).

Următorul pas constă în etichetarea comenzilor, prin care software-ul Multi Carrier Shipping imprimă o etichetă pentru fiecare pachet. Software-ul știe din timp ce agenție va distribui fiecare pachet și, prin urmare, generează o etichetă personalizată pentru fiecare. Această etichetă include, printre alți parametri, și numărul de urmărire, care este deosebit de util pentru monitorizarea comenzilor de către clienți.

Global Freaks lucrează cu firma de livrare rapidă Correos Express pentru a expedia comenzi către clienții din Spania (cu excepția Insulelor Canare, Ceuta și Melilla) și Portugalia. Când comenzile trebuie trimise în altă parte, compania contractează serviciile altor transportatori.

„Cu acest modul, toate expedierile sunt computerizate, iar etichetele sunt generate automat. Acest lucru ne scutește de multă muncă. Acum, doi operatori fac aceeași muncă pe care o făceau trei”, se entuziasmează managerul Global Freaks. WMS vine integrat cu marile agenții de transport din fiecare țară, cum ar fi UPS, DHL, TNT și Correos Express din Spania.

Modulul creează automat documentația cerută de transportator (factura comercială, asigurarea de transport și informații despre unde se livrează comenzile, printre alte date). Apoi, pachetele sunt aranjate în zona de expediere, astfel încât transportatorul trebuie doar să le ridice și să le încarce rapid în camion. Transportatorul, de asemenea, are toate informațiile de care are nevoie, cum ar fi comenzile de ridicat, numărul de colete și destinația

Software-ul Multi Carrier Shipping ne-a permis să automatizăm expedierile, eliminând posibilele greșeli care decurg din gestionarea manuală. Acest software este integrat cu agențiile de transport cu care lucrăm, ceea ce simplifică gestionarea și distribuția comenzilor.

Muncă și joacă

Depozitul Global Freaks este un veritabil paradis pentru iubitorii de filme și seriale de desene animate. În fiecare zi, operatorii se străduiesc să expedieze cât mai multe comenzi pentru a satisface clienții care așteaptă cu nerăbdare sosirea figurinelor de acțiune ale personajelor lor preferate.

Sute de clienți din Spania și din întreaga lume se conectează în fiecare zi la Amazon, eBay sau la site-ul propriu al Global Freaks, în căutarea obiectelor de colecție pe care doresc să le cumpere. „Situația noastră actuală este foarte bună. Pandemia și carantina au impulsionat comerțul electronic și am beneficiat de această expansiune: atât cifra de afaceri, cât și numărul de comenzi au crescut”, afirmă Daniel Vizcarra.

Sistemul de management al depozitelor Mecalux a contribuit la creșterea productivității instalației acestui retailer de comerț electronic. Cu modulele Easy WMS și Integrarea piețelor și platformelor de comerț electronic, WMS pentru comerț electronic și software de expediere multicarrier, compania își poate monitoriza cele 6.000 de SKU-uri disponibile și comenzile în timp real, indiferent de origine.

Depozitul este organizat până la ultimul detaliu. Easy WMS orchestrează și optimizează toate mișcările mărfurilor eliminând în același timp orice posibilitate de eroare.

Easy WMS este sistemul de management al depozitului ideal pentru compania noastră de comerț electronic. Am redus erorile și am eliminat epuizarea stocurilor. Mai mult, avem trasabilitate totală, din momentul în care articolele ajung în depozit și până sunt expediate și putem gestiona mai multe comenzi pe zi. Trebuie să spun că acest software este extrem de intuitiv, iar implementarea sa a fost fără probleme – în ciuda provocărilor suplimentare prezentate de pandemie – datorită angajamentului demonstrat de echipele operaționale ale Mecalux. Acum avem o instalație modernă și un sistem logistic sofisticat pentru a ne acoperi nevoile actuale și viitoare.

Avantaje pentru Global Freaks

• Digitalizare și trasabilitate: Global Freaks a trecut de la gestionarea manuală a bunurilor și comenzilor sale la managementul complet digital. Acest lucru nu numai că elimină erorile, ci și eficientizează pickingul.
• Integrarea cu piețele: Easy WMS se conectează automat la piețele unde Global Freaks își vinde produsele (eBay și Amazon) și cu platforma de comerț electronic PrestaShop.
• Creștere în comenzi: modulele WMS pentru comerț electronic și Multi Carrier Shipping Software au triplat numărul de comenzi care pot fi pregătite în depozit.
• Controlul expedierii: procesele de ambalare, etichetare și expediere a mărfurilor sunt toate verificate cu ajutorul software-ului Multi Carrier Shipping. Această aplicație comunică cu Correos Express, operatorul principal al Global Freaks.